Как автоматизация систем контроля документов меняет работу с документацией

Управление документами часто остается в тени, пока не возникают проблемы. Когда важный договор теряется или устаревшая версия инструкции попадает в производство — вот тогда все вспоминают о контроле документов.

Переход от бумажного или полуцифрового документооборота к полноценной автоматизированной системе контроля документов — это шаг к новой организационной культуре. Культуре, где ценится время сотрудников, минимизируются ошибки и повышается общая эффективность бизнес-процессов.

Далее мы рассмотрим компоненты современных систем контроля документов, стратегии их внедрения и практические примеры успешной автоматизации из разных отраслей.

Что такое системы контроля документов?

Система контроля документов — это инструмент, который берет на себя заботу о каждом документе от момента создания до архивации или уничтожения. Проще говоря, это способ держать все рабочие документы под контролем. 

Вместо хаотичного обмена файлами через почту или мессенджеры, в специальной системе каждый документ проходит понятный путь — его можно создать, отправить на согласование, обновить и при необходимости легко найти.

В отличие от обычных файловых хранилищ, система фиксирует каждое изменение: кто открыл файл, кто внес правки, когда появилась новая версия. Все, что люди обычно забывают.

Разновидности систем на рынке

- Для конкретных отраслей. Например, фармацевтики или строительства, где существуют особые требования к документации.

- Настраиваемые гибкие системы, которые можно под различные бизнес-процессы.

- Встроенные модули с функцией контроля документов, интегрированные в более крупные системы управления предприятием.

- Облачные сервисы — решения, не требующие установки на серверы компании и доступные через интернет.

Среди примеров таких систем — DocuWare, M-Files, SharePoint, OpenText, Google Drive, Dropbox, Adobe Document Cloud и другие.

Пошагово: как работает система для управления документами

В основе такой системы — четкий и логичный процесс. 

1. Отправная точка — загрузка или создание документа внутри платформы. Сотрудник добавляет файл, присваивает ему нужные метки или категории, чтобы потом его было легко найти. 

2. Далее документ отправляется по заранее настроенному маршруту: например, сначала на проверку, потом на согласование. И только после этого — в архив или в рабочее хранилище.

3. Пока документ “путешествует”, система фиксирует все изменения. Если кто-то внес правку или оставил комментарий, это сразу сохраняется в истории. Так можно посмотреть, кто именно редактировал файл и какие версии существовали ранее. 

Доступ к документам регулируется гибко. Руководитель проекта, бухгалтер или юрист видят только те файлы, которые касаются их работы. Например, в SharePoint можно настроить целые рабочие пространства для отделов, а в M-Files система сама предлагает пользователю документы по его роли и задачам.

Когда документ утвержден, он автоматически отправляется в архив или остается в рабочем доступе. При этом его всегда можно быстро найти через поиск по ключевым словам или фильтрам. Такие функции есть, например, в DocuWare — здесь поиск работает даже по содержимому сканов. Это удобно для работы с бумажными архивами.

Зачем бизнесу система контроля документов?

В любой компании со временем накапливается гора документов. Договоры, отчеты, акты — все это где-то лежит, кто-то что-то ищет, и каждый раз на это уходит уйма времени. Если файлы разбросаны по разным папкам или чатам, то даже простая задача превращается в квест. Система контроля документов решает эту проблему и еще множество других.

Экономит время - сотруднику не придется вспоминать, где лежит нужный договор, или просматривать цепочки писем. Поиск по ключевым словам, фильтрам или даже содержимому файла быстро выдает результат. В той же системе DocuWare, к примеру, найти документ — вопрос пары секунд.

Безопасно - не все файлы должны быть доступны каждому сотруднику. Система регулирует, кто и к каким документам имеет доступ. Критично для компаний, работающих по международным стандартам. Чем надежнее система, тем проще соблюдать требования, например, ISO.

Прозрачно - все действия фиксируются. Любое изменение видно: кто внес правку, когда это произошло. Это дает четкую картину происходящего и помогает избежать недопониманий внутри команды.

Автоматизировано - система напомнит о дедлайне или отправит документ на согласование без лишней суеты. Например, в M-Files можно настроить автоматические уведомления, чтобы ничего не упустить.

При проверках или аудитах такая система тоже выручает. Документы упорядочены, их не нужно судорожно собирать по разным источникам — все уже под рукой. 

Кстати, про ISO. Стандарты пересматриваются каждые три года, и для компании это регулярный экзамен. Хорошая система контроля документов значительно облегчает подготовку к пересертификации.

Выбор системы для документов: на что ориентироваться

Не торопитесь. Одна система может подойти для одной компании, но быть бесполезной для другой.

1. Простота использования

Если система слишком сложная, скорее всего, ее будут избегать, даже если она очень функциональна. Лучше выбрать что-то интуитивно понятное, чтобы сотрудникам не пришлось тратить время на освоение.

2. Как работает поиск

Когда у вас много документов, важно, чтобы система позволяла быстро находить нужное. Если поиск работает через ключевые слова и фильтры, это здорово, потому что вы сможете экономить время. 

3. Функции

Что вам нужно сейчас и в будущем. Например, Document Locator — отличная система для пользователей Windows, но если ваша команда работает на MacOS, она вам не подойдет. Или вот ещё пример: Monday.com не поддерживает электронные подписи, а isoTracker QMS не имеет мобильного приложения. 

4. Интеграция

Если программа не “дружит” с другими инструментами, которые вы уже используете, это создаст проблемы. Лучше, если она будет работать с почтой, облачными хранилищами и другими сервисами, которые есть у вас.

Не стоит переживать, что вам нужно выбрать одно конкретное ПО и “застрять” на нем. Для многих компаний полезно использовать несколько систем, которые интегрируются друг с другом. Например, Make — это инструмент, который помогает соединить разные программы и сделать их совместимыми. Удобно, если одна программа не решает все задачи.

Автоматизация системы контроля документов: реально или нет?

Да, системы контроля документов вполне можно автоматизировать, и это часто бывает выгодно. На практике, многие рутинные задачи, связанные с обработкой документов, легко переводятся в автоматический режим.

Согласование документов. Когда документ готов, он сам попадает в очередь согласующих, и люди получают уведомление. Это избавляет от необходимости вручную отслеживать каждый этап, и процесс становится быстрее.

Напоминания. Когда документ должен быть обновлен через определенный промежуток времени, система сама напомнит, кто за это отвечает. Или, если документ надо передать на проверку, система может сделать это автоматически, без вмешательства человека.

Исправление ошибок. Например, если кто-то случайно изменит документ или забудет его обновить, система сохранит историю изменений, и всегда можно вернуться к предыдущей версии.

Сортировка. В больших компаниях, где много материалов, эта функция просто незаменима. Все автоматически распределяется по нужным папкам или меткам, что упрощает поиск.

Cистема управления документами (DMS) на практике

Теперь рассмотрим более необычные способы применения.

Фотографии для подтверждения доставки или повреждений

Доставки и возвраты товаров — это тот процесс, где точно не помешает автоматизация. Например, можно настроить систему так, чтобы фотографии товара, сделанные при доставке, автоматически попадали в файл клиента.

Отслеживание заявок при найме сотрудников

Если в процессе найма участвует несколько отделов, DMS поможет. Заявки автоматически распределяются по категориям. Нужные документы — в руки нужного сотрудника.

Мобильное согласование документов

Если нужно утвердить документ на ходу, например, счет, можно сделать это прямо через мобильное приложение. Ответив на уведомление, статус документа сразу же обновится.

Интеграция с другими системами

Нужно перенести из одной системы в другую? DMS поможет с интеграцией. Например, интеграция с Microsoft Office или QuickBooks позволяет избежать дублирования данных и ускоряет процесс работы.

Чего ждать дальше?

Идеальная система управления документами — это та, которая наилучшим образом соответствует потребностям именно вашему бизнесу.

В ближайшие годы системы контроля документов станут еще умнее. Ожидается, что искусственный интеллект возьмет на себя больше задач — от автоматического анализа документов до подсказок, когда их нужно обновить или удалить. 

Плавные и быстрые рабочие процессы с документами — вот к чему мы все стремимся.